Omogućuju li vaše aplikacije efikasne poslovne procese?

Iako je HrOUG više tehnološka konferencija, ne smije se zaboraviti da rješenja koja kreiramo služe izvršavanju poslovnih procesa i postizanju poslovnih ciljeva. Promjene procesa, kao i nekontroliran razvoj i nabava novih aplikacija, mogu dovesti do toga da korištenje aplikacija zaposlenicima postane teret, umjesto pomoć u realizaciji radnih zadataka. Je li to slučaj i s vašom organizacijom? Temeljite li odgovor na intuiciji ili na činjenicama? Rad se bavi metodama utvrđivanja prijedloga za bolje korištenje poslovnih aplikacija s ciljem povećanja efikasnosti rada. Bit će popraćeno primjerima iz prakse.Poslovni slučajAplikacija je razvijena prije više godina. U međuvremenu su implementirane i druge aplikacije. S vremenom su se aplikacije dijelom preklopile, bez da su se integrirale, što je dovelo do duplog unosa podataka. Izvještaji su se počeli razlikovati, a organizacija je sve više vremena trošila na usklađivanje podataka. S vremenom su neki korisnici prestali koristiti aplikaciju pa su podaci postali nepouzdani, zbog čega je dio korisnika u paraleli počeo voditi svoju evidenciju u Excel-u, iz koje rade izvještaje. Šef je počeo dobivati kontradiktorne podatke iz različitih odjela, pa je zaključio da postojeća aplikacija nije dobra, i nabavio je novu aplikaciju. Nova aplikacija nije imala sve potrebne funkcionalnosti, pa se uz nju nastavila koristiti i 'stara' aplikacija. Što poduzeti?Trenutak je za napraviti Snimku stanja. Snimka treba pokazati uzroke neefikasnosti: duple unose, odstupanja funkcionalnosti aplikacija od poslovnih procesa, neadekvatno korištenje aplikacija, potrebu za digitalizacijom još nekog koraka procesa, itd. Poželjno je Snimku stanja napraviti u što kraćem vremenu, ali da se dobije dovoljno informacija za donošenje odluka. • Kroz razgovor s ključnim korisnicima treba:o Popisati procese i za svaki proces evidentirati koja aplikacija / modul se koristi.o Zatražiti da demonstriraju proces izrade izvještaja, kako bi se uočile ručne obrade (koje se mogu automatizirati) i eventualne paralelne evidencije (koja se mogu eliminirati). Cilj je uočiti dorade koje izvještavanje mogu učiniti efikasnijim.o Provjeriti što sve ispisuju, i s kojim ciljem. Analizirati može li se ispis eliminirati (npr. integracijom s drugom aplikacijom ili digitalizacijom aktivnosti za koju se radi ispis).o Saznati probleme i prijedloge poboljšanja, te potvrditi s korisnikom prioritete za rješavanje istih, uzimajući u obzir poslovnu korist. • Nacrtati model procesa, na način da je vidljiva korisnička rola i aplikacija u kojoj se proces obavlja. Cilj je uočiti duple unose i analizirati mogućnosti integracije aplikacija. • Provjeriti da li svi odjeli koji rade isti posao koriste aplikaciju na isti način. Ako je veći broj odjela, može se koristiti elektronski obrazac. • Formirati listu problema i prijedloga poboljšanja. Grupirati ih (npr. integracija, promjena poslovnih procesa i odgovornosti, edukacija, promjena internih pravilnika, dorade aplikacija). Za prijedloge visokog prioriteta procijeniti troškove, koristi i vremensko trajanje. Prezentirati menadžmentu.Način upravljanja razvojem informacijskog sustava organizacije, kao i dodijeljene uloge i odgovornosti, također utječu na efikasnost sustava. Rad obuhvaća i prijedlog trajnih aktivnosti koje su preduvjet kontinuirane izgradnje integralnog, ne-redundantnog i efikasnog poslovnog sustava.